Qué es OTIF y cómo calcularlo en logística

Divide el número de pedidos entregados completos y en fecha por el total de pedidos comprometidos, y multiplica por 100. Si despachaste 200 pedidos y 184 llegaron completos y dentro de la fecha acordada, tu OTIF es 92%. El cálculo es 184 dividido por 200, multiplicado por 100.

La definición de “a tiempo” necesita precisión. Puede significar entregar en la fecha pactada, dentro de una franja horaria o antes de una hora de corte. La definición de “completo” también debe incluir criterios claros sobre cantidades, productos sustitutos y daños. Acordar estas reglas evita que cada área interprete el indicador a su manera.

Considera además qué pedidos entran al denominador. Los cancelados por el cliente, los cambios solicitados después de confirmar la orden y los casos de fuerza mayor pueden requerir una categoría aparte. Documentar esas excepciones mantiene el indicador útil sin ocultar problemas reales.

Qué diferencia a OTIF de otros indicadores

El fill rate se concentra en la parte completa del pedido. El cumplimiento de fecha observa la puntualidad. OTIF une ambas dimensiones en una condición exigente: solo un pedido completo y puntual entra en el indicador. Por eso resulta valioso para representar la experiencia completa del cliente.

Un resultado de OTIF puede ser menor que cada indicador por separado. Por ejemplo, una operación puede entregar 95% en fecha y 96% completo, mientras el porcentaje que cumple ambas condiciones llega a 92%. El cruce ayuda a evitar una lectura demasiado optimista de indicadores aislados.

La revisión de estos datos ayuda a mejorar procesos con método. Para que cada excepción tenga seguimiento, se necesitan responsabilidades y decisiones claras, propias de una buena coordinación de equipos.

Por qué le importa a un gerente

OTIF permite priorizar conversaciones entre ventas, planificación, bodega, transporte y proveedores. Una cifra baja puede venir de una promesa comercial que excede capacidad, un inventario impreciso, una preparación lenta o una ruta mal planificada. El gerente debe separar las causas antes de decidir qué corregir.

También ayuda a ordenar expectativas con clientes. Si una categoría requiere 48 horas para llegar completa, ofrecer entrega al día siguiente genera una brecha que la operación tendrá que cubrir con costos adicionales. Medir OTIF muestra esa brecha de forma visible.

El valor aparece cuando el dato dirige una acción. Revisa las excepciones más relevantes, detecta patrones y prueba una mejora acotada. Un tablero sin conversación de causas se transforma en una lista de números que nadie usa.

Errores frecuentes

Un error consiste en medir solo el despacho. El cliente recibe el pedido al final del trayecto, así que la fecha relevante debe reflejar la entrega cuando esa información esté disponible. Otro error es contar sustituciones como completas sin una aceptación previa del cliente.

También puede distorsionarse el resultado si se cambian las fechas comprometidas una vez que el pedido ya está atrasado. Mantén una fecha base y registra cualquier cambio con su causa. Así podrás distinguir una mejora real de una promesa modificada.

Qué hacer el lunes

Toma los pedidos de la semana anterior y clasifícalos en completos a tiempo, completos tarde, incompletos a tiempo e incompletos tarde. Calcula OTIF y revisa los cinco casos con mayor impacto.

Elige una causa repetida y define un experimento para la semana siguiente. Puede ser confirmar stock antes de prometer una fecha o revisar la ruta de una zona. Vuelve a medir bajo la misma definición para comprobar el efecto.